Denna guide syftar till att ge företagare en förståelse för vad e-faktura, även känt som EDI-faktura, är och hur det fungerar. E-faktura står för elektronisk faktura och är ett system som möjliggör att fakturor skickas elektroniskt mellan företag.
Begreppet e-faktura används ofta som en förkortning av elektronisk faktura. Andra termer som också kan användas är EDI-faktura (Electronic Data Interchange), EFH-faktura, Svefaktura eller PEPPOL-faktura (Pan-European Public Procurement On-Line). Det är viktigt att skilja begreppet e-faktura från en vanlig digital faktura, då en e-faktura har strukturerad information som kan läsas av mottagarens system.
En e-faktura skiljer sig från en vanlig digital faktura genom att den följer en specifik struktur för affärsinformation, kallad EDI. Detta gör att fakturan kan läsas in direkt i mottagarens internetbank, digitala brevlåda eller affärssystem utan behov av manuell hantering. Därav kallas e-faktura ibland även för EDI-faktura.
Genom e-faktura systemet visas all viktig fakturainformation som totalsumma, moms, förfallodatum, fakturautställare och betaluppgifter i en digital bild för mottagaren. Samtidigt följer alla dessa uppgifter med som strukturerad elektronisk data som kan behandlas automatiskt av mottagarens system. Detta möjliggör en effektiv och säker hantering av fakturorna utan behov av manuell insats.
Sammanfattningsvis är e-faktura ett effektivt sätt för företag att skicka fakturor elektroniskt till sina kunder. Genom att använda e-faktura systemet kan företagen automatisera sin fakturahantering och minska risken för felaktigheter. Genom att förstå hur e-faktura fungerar kan företagare effektivisera sin fakturahantering och frigöra tid för andra viktiga uppgifter i verksamheten.