Överväger du att ge dina anställda traktamente för tjänsteresor? Då är det viktigt att förstå hur traktamente fungerar och vilka regler som gäller. Traktamente är en ersättning som en anställd kan få av arbetsgivaren för resor i tjänsten för att kompensera för ökade levnadskostnader.
Traktamente betalas för tjänsteresor och ska täcka utgifter för mat, dryck och andra mindre kostnader som uppstår under resan. Om arbetsgivaren eller någon annan står för den anställdes måltider under tjänsteresan minskar traktamentet. Anställda kan få traktamente för hel dag, halv dag och natt.
Ett viktigt begrepp att förstå är det skattefria traktamentet. Det högsta skattefria traktamentet för tjänsteresor inom Sverige, kallat maximibelopp, uppgår år 2014 och 2015 till 220 kr för en hel dag. Om arbetsgivaren betalar ut mer än det skattefria beloppet blir den överskjutande delen skattepliktig. Efter tre månader på samma ort kan traktamentet reduceras, och efter två år sker en ytterligare reduktion.
För att traktamente ska vara berättigat måste resan ha samband med företagets verksamhet och den anställde måste övernatta minst en natt. Resmålet måste också ligga minst 50 kilometer från den ordinarie arbetsplatsen och minst 50 kilometer från den anställdes bostad.
Vid beräkning av tjänsteresans längd anses den börja när den anställde lämnar kontoret eller bostaden innan klockan 12 -00 för en hel dag, eller efter klockan 12 -00 för en halv dag. Resan anses avslutas när den anställde återvänder till kontoret eller bostaden, och om det är efter klockan 19 -00 vid återkomst räknas det som en hel dag.
Att förstå reglerna kring traktamente är viktigt för företagare som erbjuder sina anställda denna form av ersättning för tjänsteresor. Genom att hålla sig informerad och följa de gällande reglerna kan både arbetsgivare och anställda undvika eventuella problem eller missförstånd kring traktamente.