Julen är snart här och när många företag ser fram emot att bjuda medarbetarna på julbord och ge julklappar är det viktigt att ha koll på vilka regler som gäller – både ur ett skattemässigt perspektiv och vad som påverkar bokföringen. Som redovisningsbyrå med många års erfarenhet hjälper vi dig att navigera dessa frågor och säkerställa att firandet sker på ett korrekt och affärsmässigt hållbart sätt.
1. Julbord – intern representation och beskattning
När ni som företag bjuder personalen på ett julbord räknas det normalt som intern representation. Det innebär att måltiden är en skattefri förmån för de medarbetare som deltar – förutsatt att vissa villkor är uppfyllda.
Vad det betyder för dig som arbetsgivare:
- Eventet måste riktas till anställda (och kan även omfatta uppdragstagare, styrelseledamöter, make/maka/sambo och hemmavarande barn) – då gäller förmånsfrihet för deltagarna.
- Kostförmån gäller inte: alltså riskerar ingen anställd beskattning för måltiden.
- För att utgiften ska vara avdragsgill för företaget gäller att det är fråga om personalfest (intern representation) och högst två tillfällen per år tillåts.
- Avdragsmöjligheterna för mat/dryck och kringkostnader (lokal, underhållning etc) är begränsade – dags att räkna igenom siffrorna innan sista anmälningsmailet skickas.
- Om företaget bjuder kunder eller affärsförbindelser på julbord gäller andra regler – detta räknas som extern representation och kan medföra förmånsbeskattning och begränsad avdragsrätt.
Kundfall:
En av våra klienter – ett mindre konsultbolag med ca 10 medarbetare – planerade ett julbord på annan ort (dyr lokal + övernattning). Genom att vi tillsammans gick igenom arrangemanget kunde de säkerställa att måltiden räknades som intern representation och att resa + en övernattning omfattades utan förmånsbeskattning. Tack vare planeringen blev resultatet att både ledning och medarbetare kunde delta utan skattesmäll och företaget kunde dra av momsen på måltiden upp till rätt belopp.
2. Julklappar till anställda – vad gäller?
Att ge julklappar kan vara ett fint sätt att visa uppskattning – men det finns tydliga gränser för när gåvan är skattefri och när den istället blir skattepliktig för medarbetaren samt arbetsgivaren.
Reglerna i korthet:
- En julgåva är skattefri för den anställde om värdet inte överstiger 550 kronor inklusive moms.
- Gåvan måste vara en sak eller tjänst – gåvor i form av pengar (eller presentkort som kan bytas mot pengar) betraktas som skattepliktig förmån.
- För att det ska vara ok gäller att gåvan verkligen ges till alla eller “en större grupp” av medarbetare – annars riskerar du skatteplikt.
- Om gränsen överskrids så blir hela värdet skattepliktigt för den anställde – och företaget måste redovisa arbetsgivaravgifter samt tappar momsavdrag.
Exempel från verkligheten:
Ett mindre aktiebolag med en ägare och två medarbetare ville ge varsin teknisk gadget för ca 750 kr inkl moms. Vi hjälpte dem att välja en alternativ gåva under 550 kr som uppskattades lika mycket – på så sätt undvek de skatt på förmånen och kunde behålla momsavdraget. Utan rådgivning hade gåvan blivit skattepliktig och medfört extra kostnader.
3. Viktiga bokförings- och redovisningsaspekter att ha koll på
Eftersom både julbord och julklappar påverkar kostnad, moms och eventuell förmånsbeskattning — är det viktigt att du som företagare eller ansvarig för ekonomin gör följande kontroller:
- Dokumentera deltagare och kostnader för julbordet: datum, antal, vilka som deltog (medarbetare/uppdragstagare).
- Säkerställ att utgifter för måltid och kringkostnader redovisas korrekt – särskilt om det är på annan ort.
- Klassificera julgåvan tydligt i bokföringen som personalkostnad och säkra att värdet per person inte överstiger skattefri gräns.
- Kontrollera momsen: för intern representation kan företaget göra vissa momsavdrag – men om gåva eller evenemang räknas som extern representation blir villkoren annorlunda.
- Se över försäkrings- och förmånsaspekter: särskilt i fåmansbolag där ägare deltar ofta – då gäller samma regler som för alla andra anställda.
5 praktiska tips inför årets avslutningar
- Planera i god tid: Sista minuten-bokningar riskerar att bli dyra och utan tanke på avdrags- eller beskattningsregler.
- Välj gåvor under gränsen på 550 kr inkl moms och kontrollera att de inte kan bytas mot pengar.
- Håll julbordet riktat till personalen – undvik att automatiskt mixa in kunder eller leverantörer utan att redogöra för extern representation.
- Spara alla kvitton, specificera mat, dryck, lokal, underhållning – särskilt om aktiviteten sker på annan ort.
- Diskutera med din redovisningsbyrå eller bokföringsansvarige – begär gärna rådgivning innan sista fakturan skickas. Vi finns här för att guida dig och undvika oväntade skatter.
När du tar steget att planera årets personalfest eller julgåva, se det som ett tillfälle att både stärka arbetsgänget och visa uppskattning – utan att låta skattemässiga detaljfrågor bli hinder. Med rätt förberedelser kan du fokusera på julstämning, samhörighet och framgång, trygg i vetskapen att du gjort allt rätt.
