Det finns två typer av utlägg – eget utlägg och utlägg för anställda. Eget utlägg innebär att en anställd eller delägare lägger ut privata pengar för arbetsrelaterande kostnader som transportkostnader och tjänsteresor. Å andra sidan inkluderar utlägg för anställda kostnader som en arbetsgivare betalar för den anställdes privata utgifter. Skillnaden mellan utlägg och egna uttag är viktig att förstå, då utlägg används för att bokföra betalningar för företagets eller föreningens utgifter som är gjorda med den anställdes egna pengar.
Enligt bokföringsprinciper bokförs utlägg så att företaget tar på sig kostnaden och skapar en skuld till den personen som lagt ut pengarna. Utlägget betalas sedan ut i samband med lönen som ett traktamente eller kostnadsersättning. Det innebär att det är arbetsgivaren, inte den anställde, som redovisar utlägget i den privata inkomstdeklarationen. För att få kompensation för utgiften krävs bevis, såsom kvitton eller annan dokumentation.
När det kommer till utlägg för anställda, inkluderar detta kostnader som arbetsgivaren eller redovisningsenheten betalar för den anställdes privata utgifter, såsom datorer och telefoner. Detta utgör en skattepliktig förmån, såvida inte den anställde återbetalar förmånen inklusive moms till redovisningsenheten. Återbetalningen av utlägget kan antingen redovisas som en avdragsgill kostnad eller som en fordran inklusive moms. Om återbetalningen sker som en avdragsgill kostnad, redovisas den som en negativ kostnad eller intäkt. Om återbetalningen sker mot en fordran så görs detta på det angivna fordringskontot.
I slutändan kan utlägg påverka företagare genom att skapa skattepliktiga förmåner eller kostnader beroende på hur de bokförs och hanteras. En korrekt bokföring och dokumentation av utlägg är avgörande för att undvika problem med skatter och ekonomisk rapportering. Genom att förstå skillnaden mellan eget utlägg och utlägg för anställda kan företagare säkerställa en korrekt hantering av sina kostnader och verksamhetens ekonomi.